Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa

W celu przejrzystej ewidencji pism i dokumentacji sądowej prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:

  • repertoria,

  • wykazy,

  • kartoteki (zbiory kart),

  • zbiory wokand,

  • księgi pomocnicze.

Urządzenia ewidencyjne służą do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt.

Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia. Repertoria, wykazy i księgi pomocnicze, zwane dalej księgami biurowymi, prowadzi się systemem roczników, z numeracją od początku roku. Sprawy nie podlegające wpisaniu do repertorium rejestruje się w wykazach.

Zarejestrowanie sprawy następuje poprzez wpisanie do repertorium i skorowidza alfabetycznego- numerowego pisma wszczynającego postępowanie.

Kierownik sekretariatu wydziału prowadzi zbiór wokand w teczkach oddzielnych dla każdego roku kalendarzowego. Ułożone w porządku chronologicznym wokandy przechowywane są przez okres 2 lat.

W postępowaniu wykonawczym określone czynności sadu ewidencjonowane są na kartach zakładanych dla poszczególnych osób, wobec których – zgodnie z treścią orzeczenia- czynności te podlegają wykonaniu. Zbiór założonych kart stanowi kartotekę.

Do ksiąg pomocniczych zalicza się  prowadzone przez sekretariaty sądowe kontrolki:

  • wysłanych akt,

  • terminowego sporządzania uzasadnień, orzeczeń i załatwiania środków odwoławczych; 
    w kontrolce tej ewidencjonuje się wszystkie czynności sadu podejmowane w fazie postępowania międzyinstancyjnego w celu sprawowania bieżącego nadzoru nad terminowością ich wykonania,

  • księgę przechowywanych przedmiotów, do której wpisuje się przedmioty oddane na przechowanie, a których nie można dołączyć do akt sprawy.

Ewidencja spraw z zakresu administracji i nadzoru prowadzona jest w systemie bezdziennikowym – rejestrowym opartym na rzeczowym wykazie akt. Sprawę rejestruje się w spisie spraw tylko jeden raz na podstawie pisma otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną (sprawa wszczęta „z urzędu”). Wypisy, zaświadczenia, odpisy itp. Wydane na podstawie akt oznacza się znakiem sprawy oraz datą wydania, o wydaniu z akt dokumentu sporządza się adnotację pod którą umieszcza się potwierdzenie odbioru osoby zainteresowanej lub adnotację o wysłaniu pisma. Znak sprawy składa się z następujących elementów:

  1. symbolu literowego oznaczającego komórkę organizacyjną w której sprawa jest załatwiana,

  2. liczbowego symbolu hasła klasyfikacyjnego sprawy, zgodnie z wykazem akt,

  3. oddzielonego znakiem łamania - kolejnego numeru porządkowego pod którym sprawa została zarejestrowana w „spisie spraw”,

  4. oddzielonych znakiem łamania – dwóch ostatnich cyfr roku kalendarzowego, w którym sprawa została wpisana.

Każdemu „spisowi spraw” odpowiada odrębna „teczka aktowa” w której przechowuje się akta spraw ostatecznie załatwionych. Teczki aktowe przechowuje się we właściwych komórkach przez okres dwóch lat, licząc od roku następnym po roku w którym teczkę założono, a następnie przekazuje się ją do archiwum zakładowego. „Spisy spraw” przechowywane są w komórkach organizacyjnych przez okres 15 lat. Dla kontroli załatwienia szczególnie waznych lub terminowych spraw z zakresu administracji i nadzoru prowadzi się terminarze.

Ewidencję spraw dyscyplinarnych prowadzi się w repertoriach: „Sd” – dla sędziów i asesorów sądowych pełniących czynności sędziowskie, „Kd” dla kuratorów sądowych i „Ud” dla urzędników sądowych.

Zasady organizacji i rejestrowania pism i dokumentacji w sprawach zawierających informacje niejawne regulują odrębne przepisy

Rejestr zmian dla: Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa